Vous envisagez d’organiser un événement  professionnel ? Par où, ou par quoi commencer ?

Organiser, prévoir, planifier n’est pas une mince affaire… L’agence de communication digitale Bazarettes, vous donne un aperçu des étapes pour appréhender au mieux l’organisation de vos prochains événements.

Définir votre projet

Définir le type d’événement est bel et bien la première question à se poser. Organise-t-on un séminaire, un teambulding, ou encore un arbre de noël ?
Chaque événement a des besoins spécifiques qu’il faut clarifier dès le départ, afin d’optimiser son organisation et de définir un retro-planning.
Voici une idée des premières questions à se poser:
– Quel public ?
– Quel est le budget ?
– À quelle(s) date(s) ?
– Quel est le programme de la soirée ?
– Quel est le but de cette soirée ou le message à faire passer ?

Organiser étape par étape.

Ensuite, c’est là que les problématiques liées à l’organisation vont jaillir.
Trouver un lieu, envoyer les invitations, réserver le matériel,…
Une des premières choses à faire, c’est prendre le temps d’élaborer un planning afin d’être organisé au maximum et de procéder étape par étape.
Le planning doit être ficelé au millimètre, et surtout suivi, afin d’éviter les potentiels ratés ou oublis.
Voici d’autres pistes pour remplir au mieux son rétro-planning:
– Élaborer une checklist
– choisir les prestataires
– Prévoir une communication adaptée.
– Donner envie aux gens d’y participer, susciter l’intérêt autour de votre événement
– envoyer les invitations
– tester les équipements

Et surtout, pas de panique !

Un appareil qui ne fonctionne pas, une personne qui ne peut plus venir, un prestataire qui s’est trompé dans les commandes ou encore un invité contrarié ?
Personne ne souhaite un imprévu… Malheureusement il y en a souvent un ;-).
Pour ne pas être pris de cours et avoir le temps de se retourner, il faut toujours prévoir des « plans B ».

Voilà, maintenant vous avez quelques astuces pour une organisation au top.
Et sinon, vous pouvez toujours nous-contacter pour la gestion partielle ou totale de vos prochains événements à Aix en Provence, Marseille, Salon de Provence et sa région 😉